Инструменты пользователя

Инструменты сайта


manualrmr

Руководство пользователя "Наполеон - менеджер"(РМР)

1. О программе

Приложение «Наполеон – РМР» существует уже более пяти лет, и за это время претерпело ряд доработок, в том числе крупных и принципиальных. На данный момент первые версии программы уже перестают быть актуальными, и часть функций в них может работать некорректно – например, все функции, связанные с картами. Поэтому мы рекомендуем пользоваться только последними версиями программы. Номер версии и дату сборки вашего приложения вы можете узнать в главном окне программы внизу.

В случае если в данном руководстве для пользователей вы не найдете нужной информации, или если после его прочтения у вас останутся вопросы, обратитесь к сайту нашей компании http://grsoft.ru/ к вкладке «База знаний». Здесь вы найдете подробную базу знаний о наших продуктах, в том числе видеоматериалы для пользователей

2. Главное окно программы

Начало работы с программой

Для того чтобы получить информацию о работе команды торговых представителей, необходимо запустить программу Napoleon Manager Вам откроется главное окно программы.

В этом окне отображается общая информация о работе команды торговых представителей за выбранный период. По умолчанию программа показывает данные за текущий день, однако вы можете выбрать нужную вам дату (поле «с») либо необходимый временной интервал. Для работы с интервалом выберите эту функцию в списке и укажите даты («с» – «по»). После этого нажмите кнопку «Обновить»

Вы увидите общую информацию о работе команды агентов, а именно: ФИО, визиты (количество посещённых клиентов), заказы, сумма, прогресс выполнения поставленных задач (в базовой версии – выполнение назначенного маршрута).

Прогресс агента – это процент посещения назначенных в маршруте организаций. Прогресс подразделения – среднее арифметическое прогресса агентов, входящих в подразделение.

Задачи

Нажмите кнопку «Задачи» В открывшемся окне вверху слева выберите контрагента, для которого хотите составить список задач. Затем нажмите кнопку «Обновить»

Двойным щелчком мыши по строке нужного вам контрагента вы откроете раздел задач для него. Здесь вы можете создавать, редактировать и удалять задачи при помощи кнопок , и

В процессе выполнения агентами задач в этом же окне при помощи кнопки вы можете составить отчет по задачам в формате HTML.

Автоматическое создание отчетов

Нажатием кнопки «Составить отчёт» вы построите HTML-отчёт за выбранный период.

При помощи кнопки «Отчет по заявкам» вы можете составить отчёт в HTML либо в Excel по заявкам за определенный день либо период, при этом можно выбрать способ подсчета товара (поштучно или упаковками).

Отчет по километражу

При помощи кнопки «Отчет по километражу» вы можете получить отчет в формате HTML - для одного агента или всего отдела, за любой установленный период времени.

Отчет по анкетам

Нажмите кнопку «Отчет по анкетам» чтобы приступить к составлению сводного отчета в формате xml по любым данным, собранным агентами путем анкетирования.

Укажите временной период, данные за который хотите внести в отчет. Нажмите кнопку «Анкеты», чтобы вывести на экран список всех имеющихся на данный момент анкет. Отметьте галочками нужные анкеты и контрагентов, затем нажмите кнопку «Excel». Если вы поставите галочку в графе «с фото», то к анкетам будут приложены фотографии, сделанные агентом в указанный период и отправленные им на сервер.

Выгрузка фотографий

При помощи кнопки «Выгрузка фотографий» осуществляется выгрузка фотографий, сделанных конкретным агентом или целым подразделением за указанный период времени.

В строке «Папка» показан путь к папке, в которую будут выгружены фотографии. Выбрать другую папку или создать новую вы можете при помощи кнопки Выбрав нужные вам параметры, нажмите кнопку выгрузить. Закончив выгрузку, программа сообщит вам об этом.

Фотографии будут сгруппированы по папкам с именами агентов (в случае если вы выгружаете фотографии всего подразделения). Каждая фотография будет названа в соответствии с торговой точкой, датой и временем, когда она была сделана.

Создание фотопрезентаций для агентов

При помощи кнопки «Прайс» вы можете просмотреть прайс-лист с ценами и данными о количестве каждого товара на складе. Здесь вы можете также загружать фотографии товаров, которые ваши торговые представители будут использовать для презентации. Для начала работы с окном нажмите кнопку «Обновить» В левой части окна появится список товаров.

Для того чтобы добавить фотографию, нажмите кнопку и выберите изображение. Вы можете выбрать размер итоговых фотографий. Это полезно в тех случаях, когда исходный снимок большого размера, чтобы не переполнять память КПК агентов и не увеличивать время синхронизации в случае недостаточно хорошей связи.

Программа автоматически смасштабирует загруженный снимок таким образом, чтобы его размер не превышал выбранный вами. Внизу окна будет приводиться информация о фото – размер в пикселях и «вес» в байтах.

Для того чтобы связать изображение с продуктом из списка товаров, нажмите левой кнопкой мыши на нужный товар и «подтащите» его к снимку методом drag’n’drop/ Вы можете связать каждое изображение с одним или несколькими продуктами.

Нажмите кнопку чтобы увидеть прайс-лист с фотопрезентацией единым списком. В открывшемся окне нажмите кнопку «Обновить»

Рассылка сообщений торговым представителям

Вы можете создать сообщение для всего отдела или одного агента. Для этого наведите курсор на название отдела или имя агента и нажмите правую кнопку мыши.

Перед вами откроется окно для отправки сообщений.

Также вы можете посмотреть историю своих сообщений. Для этого нажмите кнопку «История».

Выберите нужный вам промежуток времени и нажмите кнопку «Обновить» На экране появятся все сообщения, написанные в этот период. Вы можете сохранить эти сообщения в отдельный текстовый файл – для этого нажмите кнопку «Сохранить историю в файл» (текстовый файл будет находиться в папке программы). Нажав правую кнопку мыши и выбрав пункт меню «Инфо», вы получите справочную информацию об агенте: ФИО и контактный телефон (Рис. 2.21). Щелчок левой кнопкой по номеру телефона автоматически записывает его в буфер обмена, при этом окно справки закрывается.

Редактор маршрута

Если вы не удовлетворены тем, как торговый представитель проходит по маршруту, и уверены, что его маршрут можно оптимизировать, вы можете это сделать в редакторе маршрута. В окне «Дела» наведите курсор на имя нужного агента, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт «Редактирование маршрута».

В окне редактора отображается список контрагентов, которых необходимо обойти в определённый день недели, и адреса этих контрагентов на карте.

Вы можете изменить очередь посещения контрагентов. Для этого выделите нужного контрагента и далее либо методом drag'n'drop, либо с помощью кнопок переместите на нужное место в очереди. Программа позволяет создавать и варьировать цикл маршрутов на период в четыре недели. Вы можете устанавливать дату начала цикла, а также назначать или отменять посещение той или иной торговой точки в каждую из недель цикла. Для того чтобы просмотреть новый порядок посещения на карте, выберите неделю цикла, за которую хотите просмотреть маршрут, и нажмите Для того чтобы добавить контрагента в маршрут, нажмите В появившемся окне вы сможете воспользоваться поиском по контрагентам, для этого введите часть названия в текстовое поле над списком контрагентов. При помощи стрелок можно переходить вверх и вниз по строкам контрагентов, соответствующих условиям поиска. Для того чтобы удалить контрагента из маршрута, нажмите

Для того чтобы сохранить все изменения, нажмите Просмотреть календарь маршрутов на все дни недели в формате html вы можете при помощи кнопки в правом верхнем углу экрана.

3. Окно «Подробно»

Переход в окно «Подробно»

Если вам необходима более подробная информация о каком-либо агенте, нажмите правой кнопкой мыши на строку с его именем и выберите строку меню «Подробно», либо сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши.

В окне «Подробно» содержится детальная информация о действиях в торговой точке с привязкой к временным показателям: дата создания заявки, время создания заявки, время передачи (время, когда заявка была отправлена). Также здесь приводится расшифровка заявок (с детализацией до позиции), расшифровка съёма остатков в точке (с детализацией до позиции), комментарии при посещении и фотоотчёты. Если агенту на отображаемый день был назначет маршрут, то визиты, совершенные не по маршруту, будут отображаться серым цветом, а список непосещенных организаций, входящих в маршрут, будет приведен в конце списка на ярко-синем фоне.

Вы можете просматривать заполненные агентом документы как по отдельности, так и целыми визитами – если агенту был назначен сценарий.

При переходе в режим просмотра сценариев отображаются только те контрагенты, на которых агентом был заполнен сценарий. Документы, заполненные во время работы со сценарием, группируются в общую карточку с названием «Визит». Содержание визита отображается в левом нижнем углу окна «Подробно».

Содержание документов «Остатки», «Заявка» отображается в отдельных вкладках, документа «Инкассация» - в заглавной вкладке «Визит». Здесь же можно ознакомиться с оставленными агентом примечаниями и, в случае если агенту назначено несколько сценариев и он может выбирать из них, указывается название выбранного сценария. Информация из документа «Посещение» в «Визите» отображается следующим образом: фотографии – в окне «Фотоотчет» в правой части экрана, примечания – в списке примечаний в левой части. В случае если агент выполнил не все пункты сценария, строка с отосланным на сервер неполным сценарием окрашивается серым цветом.

В таком случае в окне «Содержание» будут отображены данные только тех пунктов сценария, которые были выполнены.

Сортировка документов по видам и датам

Обратите внимание на верхнее меню. С его помощью вы можете просмотреть данные о другом доступном для вас агенте, не выходя из этого окна, изменить временной интервал, отправить агенту сообщение отфильтровать данные по типу документов.

Отчеты агента

Также вы можете оформить данные в виде HTML-отчёта. Для этого выполните нужную группировку данных при помощи меню «Фильтр», нажмите кнопку «Отчеты» и выберите пункт «Посещения».

Если вы выбрали просмотр документов в окне «Подробно» по сценариям, а не по отдельным документам, то отчет «Посещение» примет следующий вид

При помощи пункта «Карта клиента» («Отчеты» – «Карта клиента») вы можете создать HTML-отчёт, включающий в себя список продуктов, количество продуктов в остатке, количество продуктов в новом заказе, а также адрес организации, по которому следует доставить товар.

Местоположение клиента

Программа позволяет уточнить местоположение клиента. Для этого наведите курсор на адрес в поле «Адрес организации» и щелкните по нему левой кнопкой мыши. Карта с указанием места откроется в новом окне

Если по каким-либо причинам местоположение клиента оказалось указано неправильно, вы можете скорректировать его вручную. Для этого в закладке «Управление командой» выберите раздел нужного вам агента и нажмите кнопку «Координаты клиента» в правой части окна внизу.

В открывшемся окне выберите контрагента, местоположение которого необходимо поправить. Далее сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши на том месте, где, по вашему мнению, находится этот клиент. После этих изменений программа всегда будет считать новый адрес приоритетным.

При помощи программы вы также можете просматривать фотоотчёты из торговой точки (место, вывеска, витрина и т. д.). Фотография, сделанная в торговой точке контрагента, будет показана во всех документах этого контрагента. По двойному щелчку мыши данная фотография открывается в полном размере, при этом в правом нижнем углу приводятся данные о дате и времени создания снимка (видны только на фото, развернутом в полный размер). Дата и время фиксируются системой в базе данных, изменить их невозможно.

При необходимости эти фотографии можно сохранить отдельно, для этого нажмите кнопку и выберите путь для сохранения и название фотографии.

Отслеживание перемещений торговых представителей

Если вы хотите посмотреть детализированный маршрут следования торгового представителя, нажмите кнопку вам откроется окно с отображением маршрута и списком документов с данными о времени.

В обычном режиме на карте будет отображен маршрут передвижения агента, а флажками будут отмечены места, где он создал документ. Если необходимо сравнить фактический маршрут с планом, то необходимо поставить галочку «Контрагенты». В получившемся треке черным цветом будут выделены отклонения.

Если вы поставите галочку в пункте «Точки маршрута» и нажмете кнопку «Обновить», на карте появится еще один тип флажков - с указанием времени и пройденного к этому времени маршрута. Интервал для расстановки этих флажков выставляется в окне рядом с галочкой «Точки маршрута»

При помощи кнопки программа автоматически составит отчет о перемещениях агента в виде электронной таблицы (Excel). Масштаб карты можно менять, также можно измерить расстояние от точки до точки. Документы отображаются строго в той последовательности, в которой они были созданы в течение рабочего дня. В табличной части отображены данные о торговой точке, документах, времени создания документов, простоях. Красный шрифт записи означает возможное несовпадение заявленного адреса торговой точки и фактического местонахождения агента в момент создания документа.

Просмотр маршрутов торговых представителей по частям

Вы можете вывести на экран данные по маршруту, остановкам, заполненным документам не за весь день, а за интересующий вас период времени. Временной интервал указывается в окне «Рабочее время» в правом верхнем углу.

Также в этом окне, в закладке «Лог», приводятся данные о действиях пользователя, например включении/выключении КПК, включении/выключении программы, изменении настроек GPS.

Вы можете выбрать интересующий вас тип сообщений лога при помощи опции «Фильтр лога»

При необходимости вы можете отправить сообщение агенту, чей маршрут просматриваете, для этого нажмите кнопку

Покрытие территории

Инструмент, помогающий отслеживать плотность и полноту охвата торговых точек на территории, подведомственной торговому представителю. Нажмите кнопку в верхнем правом углу экрана.

Выберите агента и дату и нажмите кнопку «Обновить»

На экране появится информация обо всех точках, которые посетил агент за указанный период, а также о тех, которые агент не посетил, но согласно плану был посетить должен.

Справа в верхней панели – набор фильтров, которыми можно воспользоваться при отображении информации. Например, при включенном фильтре будут показаны только организации, на которые были составлены какие-либо документы, при - организации, для которых документов нет. Фильтры могут использоваться одновременно.

4. Управление командой

Общее описание

Кнопка «Управление командой» в окне «Дела» ведет в раздел управления пользователями (подразделениями).

В левом окне приводится список доступных вам подразделений и пользователей. В правом отображается информация по подразделению (название, описание, список подчинённые, данные об активации слежения). При необходимости вы можете создавать новые подразделения внутри существующих. Для этого установите курсор на названии подразделения (например «Выделенный отдел»), нажмите кнопку «Новый» выберите пункт «Добавить подразделение в «Выделенный отдел»», после чего в закладке подразделения появится новый внутренний отдел. Для назначения руководителя отдела нажмите кнопку «Назначить руководителя» и в открывшемся окне нажмите кнопку В появившемся поле впишите логин и пароль, данные сохраните.

Для того чтобы добавить агента в нужный отдел, нажмите кнопку «Новый» , затем выберите пункт «Добавить агента в «<название отдела>»», выберите нужных агентов и нажмите кнопку «Выбрать». Либо простым методом drag'n'drop перетащите имя агента из левого окна в закладку «Подчинённые» правого окна. Также агента (отдел) можно удалить. Для этого выберите агента (отдел) и нажмите кнопку «Удалить» Если в левом окне выбрать имя какого-либо агента, то в правом окне откроются данные о нем

Закладка «Контрагенты» – список всех контрагентов, доступных для пользователя. Нажатием кнопки «Маршрут» вы перейдете на страницу, где сможете отредактировать маршрут торгового представителя (см. выше пункт «Редактор маршрута»). Закладка «Доступный товар» – настройка индивидуального прайс-листа торгового представителя. Здесь вы можете отметить доступные для данного торгового агента группы товаров

Закладка «Матрицы» позволяет назначать общие или индивидуальные товарные матрицы для каждого торгового представителя.

В закладке «Сценарии» вы можете назначать агенту сценарии из списка сценариев.

Точно так же в закладке «Анкеты» вы можете назначить агенту нужные анкеты из общего списка имеющихся анкет.

Редактирование матриц

Нажатием кнопки вы переходите в редактор матриц. Здесь вы можете создавать и редактировать товарные матрицы, доступные в дальнейшем для торговых агентов. В правом окне отображается список имеющихся матриц и входящих в них товаров. В окне слева приведен общий список товарных позиций.

Для того чтобы создать новую матрицу, введите её название в окне на панели инструментов и нажмите кнопку

Для того чтобы переименовать матрицу, введите новое название в окне на панели инструментов и нажмите кнопку

Для того чтобы удалить товарную позицию из матрицы или же всю матрицу, выделите её и нажмите кнопку

Товары, записанные в матрицу, отображаются в том же порядке, что и в редакторе. Если вы хотите изменить положение товара в матрице, выделите товар и с помощью кнопок , переместите его на нужное место. Если вы хотите, чтобы товары в матрице были перечислены в алфавитном порядке, нажмите кнопку «Сортировка матрицы»

Для того чтобы добавить товар в матрицу, перенесите его из правой колонки методом drag'n'drop. Вы можете воспользоваться поиском, чтобы найти нужный товар. Для этого введите часть названия в текстовое поле над общим списком доступного товара, а далее при помощи стрелок можно переходить вверх и вниз по строкам товаров, соответствующих условиям поиска. Для того чтобы сохранить все изменения, нажмите

Редактор сценариев

Вы можете создавать сценарии работы с контрагентами для отдельных торговых представителей. Для этого в разделе «Управление подразделениями» нажмите кнопку и перейдите в раздел «Редактор сценариев». Вам откроется список существующих на данный момент сценариев (если есть). Вы можете изменять и удалять сценарии при помощи кнопок и Если вам необходимо создать новый сценарий, нажмите кнопку Перед вами откроется окно «Сценарий».

В поле «Наименование» введите название будущего сценария. В поле «Доступные документы» выберите необходимые и перенесите их в поле «В сценарии» при помощи кнопок и Кнопки и помогут установить нужный вам порядок документов в новом сценарии. Затем нажмите кнопку для сохранения нового сценария. Галочками напротив названий документов в левой части окна вы можете отметить документы, которые при выполнении сценария агенту будет обязательно составить, и те, которые он может пропустить. По умолчанию все документы считаются обязательными.

Вы можете менять названия документов. В приведенном примере название «Посещение» изменено на «Фото витрины». Для этого щелкните правой кнопкой мыши по названию нужного вам пункта

Вы можете назначать сценарии своим торговым представителям в разделе «Управление подразделениями» в закладке «Сценарии» (см. выше раздел «Общее описание»). Вы можете назначить несколько сценариев одному торговому представителю. Тогда он будет обязан работать по сценарию, но сможет при каждом визите выбирать сценарий из списка доступных ему

Анкеты

Если вам необходимо провести опрос среди ваших контрагентов, воспользуйтесь функцией «Анкеты». Созданные при помощи программы анкеты автоматически рассылаются вашим агентам, которым вы их назначите. Заполненные анкеты они будут отправлять обратно в систему со своих КПК. В разделе «Управление подразделениями» в верхнем меню выберите пункт ненужные при помощи кнопок и Для создания новой анкеты нажмите кнопку

Заполните поля «Наименование» и «Описание» для будущей анкеты, поставьте галочку в пункте «Задать период» и укажите даты начала и окончания проведения анкетирования (поле «Задать период»), если это необходимо. Если вы не зададите период, анкета будет актуальна бессрочно.

Далее при помощи кнопки начните создавать вопросы для анкеты.

«Тема вопроса» - поле, которое будет отображаться у вас в системе «Наполеон –Менеджер», когда вы будете просматривать результаты анкетирования. «Вопрос» - то, что ваш агент увидит на кране своего КПК. «Тип ответа» - вы можете выбрать форму ответа на каждый вопрос анкеты. Для разных вопросов формы ответа могут различаться. - «Текст» - вопрос требует ответа в виде какого-либо текста, введенного с клавиатуры; - «Список» - при создании отчета вы вводите несколько вариантов ответа (в поле «Значение» и при помощи кнопок «Добавить» «Редактировать» и «Удалить» )

При заполнении анкеты требуется выбрать только один вариант из предложенных. - «Множество» - вы также вводите несколько вариантов ответа. При заполнении анкеты можно будет выбрать несколько вариантов. - «Логическое» - для вопросов с двумя вариантами ответов, например «Да» и «Нет». - «Справочник» - в этом варианте вы можете дать ссылку на список организаций или прайс-лист. Это будет удобно в тех случаях, когда в качестве ответа на вопрос нужно указать название товара или контрагента.

После окончания создания вопроса нажмите кнопку «ОК» и вернитесь в предыдущее окно. Здесь кнопки «Добавить» «Редактировать» и «Удалить» нужны для создания, изменения и удаления вопросов анкеты соответственно. Закончите создание анкеты и нажмите кнопку Теперь вы можете назначать вашим агентам задания по работе с анкетами в разделе «Управление подразделениями», закладка «Анкеты» (см. выше раздел «Общее описание»). Как построить отчёт по анкетам? См. выше в разделе «Отчеты агента».

Назначить цвет

Вы можете назначать различные цвета контрагентам и товарам в прайс-листе. Для этого в разделе «Управление подразделениями» найдите закладку «Назначить цвет» и выберите нужную вам категорию

В пункте «Контрагенты» появится список всех имеющихся контрагентов. Чтобы назначить цвет, нажмите на контрагента правой кнопкой мыши и выберите один из предложенных цветов

Впоследствии вы можете сортировать списки контрагентов по назначенным цветам. Для этого нажмите кнопку «Фильтр по цветам» и выберите нужный цвет. При выборе черного цвета отображается весь список, так как черный является цветом по умолчанию.

В пункте «Прайс-лист» можно назначать цвета товарам. Действовать следует точно так же, как и в случае с контрагентами. Обратите внимание, что цвет можно назначить только товару, но не группе товаров. Например, можно назначить разные цвета минеральным водам, но всей группе «Минеральная вода» цвет не присвоить. Для товаров тоже можно использовать фильтр по цветам. Следуйте тому же алгоритму, что и в случае с контрагентами. Чтобы найти какой-либо конкретный товар, воспользуйтесь поиском – введите часть названия товара в поле сверху и пролистывайте варианты при помощи кнопок «вверх» и «вниз» пока не найдете нужное.

Вы можете выбрать другие цвета по своему желанию, для этого выберите пункт «Редактор цветов» («Назначить цвет» – «Редактор цветов»). В появившемся окне вы увидите используемые цвета. Черный, как цвет по умолчанию, отсутствует.

Если вы хотите добавить новый цвет, нажмите кнопку «Добавить» В появившемся окне будут отображены основные цвета. Если ни один из них вам не подходит, нажмите на любой цвет в группе «Основные цвета» (либо «Дополнительные цвета»), а затем на кнопку «Определить цвет», в окне цветового спектра выберите наиболее подходящий, после чего нажмите кнопку «ОК».

Если вы хотите заменить один из используемых цветов, выделите этот цвет щелчком мыши и нажмите кнопку «Изменить» Далее действуйте так же, как и при добавлении цвета. Если вы хотите удалить ненужный цвет, то нажмите кнопку «Удалить» Нажмите кнопку «ОК», чтобы выйти из редактора цветов.

Census

Программа поможет вам в освоении территории и налаживании контактов с новыми контрагентами. Торговый представитель может вводить в базу данные об организациях, с которыми компания пока еще не работает, но которые присутствуют на ее территории. Если Торговый представитель вводит данные о новой организации, его имя в окне «Дела» будет выделено красным шрифтом.

При помощи кнопки вы переходите в окно работы с новыми организациями, в котором отображается список торговых представителей, список организаций торгового представителя и список задач по организации.

В списке торговых представителей видно, сколько ими введено новых организаций и сколько задач поставлено и выполнено. При выделении курсором строки организации в окне справа («Задачи») отображается история связанных с этой организацией задач. Для создания новой задачи для организации нажмите Для удаления организации нажмите Здесь же при помощи кнопки вы можете добавить информацию о новой организации вручную, а при помощи кнопки отредактировать информацию о существующей организации. Вы можете добавлять новые организации в маршрут. Торговый представитель, кроме выполнения задач, может создавать для них документ «Посещение» с фотоотчётом.

Изменение персональных данных

При помощи кнопки в окне «Дела» вы можете изменить или удалить свои персональные данные для доступа в систему, а также параметры подключения.

Если вы хотите, чтобы программа не спрашивала ваши данные при каждом входе в систему, поставьте галочку в пункте «Запомнить пароль». Если вы хотите, чтобы никто кроме вас не мог входить в систему под вашим профилем, рекомендуем пользоваться кнопкой «Выход». В закладке «Соединение» вы можете поменять IP-адрес и порт. Прокси-сервер рекомендуется оставить без изменения.

В закладке «Карты» вы можете выбрать источник карт: Yandex, Google, народные карты Yandex, Openstreet. По умолчанию используются карты Yandex

manualrmr.txt · Последние изменения: 2017/09/07 15:59 — salnikov